Ein reibungsloser Ablauf am Hotelempfang, verlässliche Zimmerverfügbarkeiten auf allen Buchungskanälen und transparente Abrechnungsprozesse sind grundlegende Faktoren für wirtschaftlichen Erfolg in der Hotellerie. Das von dem 2003 in Denizli gegründeten Unternehmen Tasarım Rehberi entwickelte HMS (Hotel Management System) wurde 2010 als erste cloudbasierte Hotelsoftware der Türkei veröffentlicht. Das Entwicklerteam führt seine Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Technologiezentrum der Pamukkale-Universität (Teknokent) durch. Mittlerweile vertrauen mehr als 1.000 Betriebe – darunter Boutiquehotels, Stadthotels, Aparthotels, Pensionen, Thermalbetriebe und Hotelgruppen – auf die Plattform, über die bereits weit über eine Million Buchungen verarbeitet wurden.
Durch die cloudbasierte Architektur erfordert das System weder lokale Server noch aufwendige Installationen vor Ort. Mitarbeiter und Geschäftsführung greifen über gängige Webbrowser sowie mobile Apps für iOS und Android von PCs, Tablets oder Smartphones auf dieselben Echtzeitdaten zu. Ein zentraler Vorzug liegt in der vollständigen Integration: Der Channel-Manager ist direkt in das Property-Management-System eingebettet und greift auf die gleiche Datenbank zu, wodurch Übertragungsfehler und Verzögerungen zwischen getrennten Softwaresystemen entfallen.
Das System stellt alle zentralen Verwaltungs- und Vertriebswerkzeuge in einem einzigen Paket ohne versteckte Modulaufpreise bereit:
• Front-Office und Zimmerverwaltung: Beinhaltet einen Monatsbelegungsplan, Drag-and-Drop-Zimmerzuteilung, strukturierte Check-in- und Check-out-Prozesse, Gruppenbuchungen, Zimmerstatusverwaltung, Sperrdaten sowie Housekeeping-Kontrolle.
• Integrierter Channel-Manager: Gewährleistet eine bidirektionale XML-Verbindung zu führenden Buchungsplattformen wie Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Hotels.com und Hotelbeds.
• Zentraler Verfügbarkeitspool: Alle Online-Reiseportale sowie die eigene Website greifen auf denselben Kontingentpool zu; trifft eine Reservierung ein, wird das Kontingent auf allen Plattformen zeitgleich herabgesetzt, um Überbuchungen verlässlich zu verhindern.
• Direktbuchungssystem und Web-Plug-in: Ermöglicht provisionsfreie Reservierungen über die eigene Hotelwebseite, unterstützt durch ein nahtlos einbindbares WordPress-Buchungs-Plug-in.
• Automatisierte Meldepflicht (KBS): Führt gesetzliche Gästemeldungen an die türkische Polizei und Gendarmerie automatisiert durch und entlastet das Empfangspersonal von manuellen mobilen Autorisierungscodes.
• Ausweis- und Pass-Scanfunktion: Überträgt Gästedaten mittels Pass- und Ausweisscannern direkt fehlerfrei in das System, ohne manuelle Tastatureingaben zu erfordern.
• Gästekommunikation: Steuert den automatisierten Versand von E-Mails und SMS vor der Anreise, während des Aufenthalts und nach der Abreise sowie personalisierte Gruppenbenachrichtigungen.
• HMS Rate Mitbewerberanalyse: Bietet Hotelbetreibern ein integriertes Tool zur Beobachtung und Analyse der Preisstrukturen umliegender Wettbewerber ohne Zusatzkosten.
• Rechtssichere Hotspot-Anbindung: Regelt den Internetzugang für Gäste automatisch ab dem Check-in gemäß den gesetzlichen Protokollierungsanforderungen (Gesetz Nr. 5651).
• Vorbereitende Buchhaltung und Berichte: Erfasst Barkassen, Lagerbestände und Mitarbeiterprovisionen und bietet mehr als 35 strukturierte Berichtsformate zur betriebswirtschaftlichen Analyse.
Das Preismodell von HMS richtet sich nach der tatsächlichen Zimmeranzahl des Betriebes. Die Staffelung beginnt bei Häusern mit 1 bis 10 Zimmern und reicht transparent bis zu 50 Zimmern, während für größere Anlagen ab 51 Zimmern maßgeschneiderte Tarife angeboten werden. Sämtliche Kernmodule – einschließlich Channel-Manager, Meldesystem, Direktbuchung, Schulung und technischer Kundendienst – sind in der monatlichen oder jährlichen Grundgebühr enthalten. Seit 2020 wird die Lösung auch von internationalen Beherbergungsbetrieben erfolgreich eingesetzt.
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