HMS Otel Programı | Bulut tabanlı otel yönetim sistemi ve kanal yöneticisi

Turizm ve konaklama tesislerinde günlük operasyonların dijital ortamda hatasız yürütülmesi, misafir memnuniyetinin ve kârlılığın artırılmasında belirleyici bir rol üstlenir. 2003 yılında Denizli’de kurulan Tasarım Rehberi bünyesinde geliştirilen ve 2010 yılında kullanıcılarla buluşan HMS (Hotel Management System), Türkiye’nin bulut tabanlı ilk otel yönetim programı olarak sektördeki yerini almıştır. Ar-Ge çalışmalarını Pamukkale Üniversitesi Teknokent çatısı altında sürdüren yazılım ekibi; butik oteller, şehir otelleri, apart işletmeleri, pansiyonlar, termal tesisler ve grup otelleri dahil olmak üzere 1000’den fazla işletmeye hizmet vermektedir. Sistemin bugüne kadar 1 milyonun üzerinde rezervasyon kaydını başarıyla işlemiş olması, platformun operasyonel güvenilirliğini ortaya koymaktadır.

Yazılımın bulut tabanlı altyapısı, otel işletmelerini geleneksel masaüstü programlarının getirdiği sunucu maliyetlerinden, yerel kurulum zorunluluklarından ve karmaşık yedekleme prosedürlerinden tamamen kurtarır. İnternet tarayıcısı üzerinden doğrudan erişilebilen sistem; masaüstü bilgisayarlar, tabletler, akıllı telefonlar ve özel olarak geliştirilmiş iOS ile Android mobil uygulamaları üzerinden eş zamanlı kullanılabilir. Resepsiyondaki görevliden tesis yöneticisine kadar tüm ekip, ihtiyaç duyduğu verilere mekândan bağımsız şekilde ulaşır. Sistemde yer alan modüller ayrı eklentiler halinde satılmaz; tek bir abonelik çatısı altında entegre olarak sunulur.

İşletmelerin operasyonel süreçlerini hızlandıran ve farklı alanlardaki ihtiyaçları tek bir kontrol merkezinde toplayan başlıca modüller şunlardır:

• Önbüro Yönetimi: Rezervasyon takvimi, aylık oda yerleşim ekranı, sürükle-bırak yöntemiyle oda tahsisi, check-in ve check-out işlemleri, grup rezervasyonları, bloke tarih ve hizmet dışı oda tanımlamaları ile kat hizmetleri (housekeeping) takibini içerir.
• Entegre Kanal Yöneticisi: Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Hotels.com ve Hotelbeds gibi global satış kanallarını ayrı bir programa gerek kalmaksızın doğrudan oda planıyla eşleştirir.
• Havuz Müsaitlik Altyapısı: Son kalan odaların tüm satış kanallarında aynı anda çifte satış (overbooking) riski olmadan satışa açılmasını sağlar; bir kanaldan satış geldiğinde iki yönlü XML entegrasyonuyla diğer kanallardaki kontenjan anında düşürülür.
• Online Rezervasyon ve Web Eklentisi: Tesislerin kendi resmî web siteleri üzerinden komisyonsuz doğrudan rezervasyon almasını mümkün kılan altyapı ve WordPress eklentisi sunar.
• Otomatik Kimlik Bildirim Sistemi (KBS): Emniyet Genel Müdürlüğü (EGM) ve Jandarma bildirimlerini, yenilenen polis KBS altyapısında her girişte EGM SEC Mobil kodu bekleme gereksinimini ortadan kaldırarak otomatik zaman aralıklarıyla gerçekleştirir.
• Kimlik ve Pasaport Tarama: Misafir girişlerinde kimlik ve pasaport bilgilerinin taranarak sisteme elle giriş yapmadan aktarılmasını sağlayan ücretsiz yazılım desteği verir.
• Misafir İlişkileri ve İletişim: Konaklama sürecinin farklı adımlarında devreye giren otomatik SMS ve e-posta bildirimleri ile toplu bilgilendirme mesajları gönderimini kapsar.
• HMS Rate Fiyat Analizi: Çevredeki rakip otellerin fiyat hareketlerinin yakından izlenmesini sağlayan analiz aracını kullanıcılara ücretsiz olarak sağlar.
• Hotspot İnternet Entegrasyonu: Check-in esnasında aktifleşen ve yasal 5651 sayılı kanun gereksinimlerine tam uyumlu çalışan misafir interneti yetkilendirmesi sunar.
• Muhasebe ve Yönetim: Tesislerin finansal durumunu, kasa hareketlerini, stok seviyelerini, personel primlerini ve operasyonel verilerini analiz eden 35’ten fazla hazır raporlama aracı barındırır.

HMS Otel Programı, konaklama tesislerinin kapasitesine göre ölçeklenen şeffaf bir fiyatlandırma modeli benimser. Tesislerin ödeyeceği tutar oda sayısına göre belirlenir; 1-10 odalı işletmelerden başlayan paketler 50 odaya kadar şeffaf baremlerle sunulurken, 51 oda ve üzerindeki tesisler için özel kurumsal teklifler hazırlanır. Kanal yöneticisi, kimlik bildirim sistemi, online rezervasyon altyapısı, personel eğitimi ve teknik destek hizmetleri abonelik ücretine dahildir; işletmelerden ek modül, güncelleme ya da kurulum ücreti talep edilmez.

Sistem, resepsiyon birimlerinde yaşanabilecek personel değişimleri dikkate alınarak kullanıcı dostu arayüzlerle tasarlanmıştır. Programın kullanımına yönelik YouTube eğitim videoları ve adım adım rehber dokümanları sunulurken, teknik destek ekibi telefon ve çevrim içi kanallar üzerinden kullanıcıların sorularını yanıtlar. Türkiye genelinde Alaçatı, Pamukkale ve Antalya gibi turizm merkezlerindeki butik ve apart işletmelerden grup tesislerine kadar geniş bir referans ağına sahip olan HMS, 2020 yılından bu yana yurt dışındaki konaklama işletmelerine de hizmet sunmaktadır.

Etiketler: otel programı, bulut tabanlı otel programı, otel yönetim sistemi, kanal yöneticisi, channel manager, kbs kimlik bildirimi, polis bildirim sistemi, jandarma bildirim sistemi, otel önbüro yazılımı, online rezervasyon motoru, rezervasyon yönetim sistemi, otel muhasebe programı, kimlik tarama programı, housekeeping takibi, otel rakip fiyat analizi, hotspot internet entegrasyonu, butik otel yazılımı, apart otel programı, pansiyon yönetim yazılımı, hms rate, oda planı yönetimi, çift satış önleme, overbooking önleme